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IT-Wikis: Warum funktionieren sie nicht?

Wikis gehören mittlerweile genauso zu einem Unternehmen wie Locher und Aktenordner. Für viele Fachbereiche sind sie eine absolut nützliche und wichtige Stütze. Wieso funktionieren diese dann im Bereich der IT nicht? In diesem Artikel betrachten wir, wann der Einsatz von Wikis Sinn ergibt und wann eben nicht.

Wann macht der Einsatz eines Wikis Sinn?

Wikis stellen einfache CMS-Systeme dar, in welchen Nutzer gemeinsam Informationen pflegen können. Im Bezug aufs Knowledge Management macht das überaus Sinn. Mit einer Einschränkung: Damit das Wiki funktioniert und tatsächlich Mehrwert schafft, solltet ihr nur bestimmte Arten von Informationen in dieser speichern.

Gemeint sind Basisinformationen, wie:

  • Anleitungen sorgen dafür, dass Teams und Mitarbeiter alle Informationen erhalten, um arbeitsfähig zu sein. Besonders neue Kollegen profitieren von ihnen, sie können diese zur Einarbeitung nutzen und lernen, wie das Unternehmen gewisse Standards umsetzt. Dazu gehören auch Anleitungen, wie eine Entwicklungsumgebung richtig aufzusetzen ist.
  • Links, die häufig benötigt werden, wichtige sind und die sich nicht oder nur selten ändern, sollten gesammelt in dem Wiki liegen, damit die Mitarbeiter nicht lange nach diesen suchen müssen. Dazu gehören auch Links zu Build-Systemen und Code-Repositories.
  • Auch Anweisungen, welche längere Zeit ihre Gültigkeit besitzen, gehören zum Basiswissen dazu. Das sind unter anderem Backup- und Restore-Anweisungen.
  • Betriebskonzepte bieten eine fundierte Grundlage für Entscheidungen des Unternehmens und sind eine lange Zeit über stabil.
  • Regeln und Guidelines sollten ebenfalls für alle übersichtlich und immer aufrufbar sein.

Was haben alle Basisinformationen gemeinsam? Sie bilden oftmals die Grundlage für tiefergehendes Wissen, stellen also das Fundament dar, welches zeitlich länger stabil ist und selten verändert wird.

Diese Informationen machen ein Wiki sehr wertvoll und erleichtern es, dieses Wissen mit neuen Mitarbeitern zu teilen. Da ist es nicht verwunderlich, dass viele dieses nützliche Instrument auch auf weitere Wissensarten ausweiten möchte. Aber ist das sinnvoll?

Wo liegen die Grenzen von IT-Wikis?

Bibliothek

Wie Ihr in unserem vorherigen Artikel lesen könnt, handelt es sich beim IT-Wissen um extrem schnelllebiges Wissen. Das bedeutet, sobald man dieses aufs Papier oder eben ins Wiki gebracht hat, ist es oft schon wieder veraltet.

Das hat einerseits damit zu tun, dass es sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, IT-Wissen zu verschriftlichen. Der Prozess der detaillierten Schilderung kann genau so viel Zeit in Anspruch nehmen, wie die vorherige Entwicklung auf Basis des Wissens des Mitarbeiters. Da dieses Wissen zudem höchst spezifisch ist, kann es für neue Situationen einfach schlichtweg falsch sein. Schließlich unterscheidet sich jede Entwicklungssituation voneinander. Zudem muss sich nur eine Implementierung oder Schnittstelle verändern, damit alles Eingetragene in dem Wiki, hinfällig wird.

Das bedeutet, der Aufwand, das Wissen in ein Wiki zu transferieren, ist um ein Vielfaches höher als der eigentliche Entwicklungsaufwand. Zudem kann nicht sichergestellt werden, wie lang dieses Wissen seine Richtigkeit behält. Und veraltetes Wissen kann sehr gefährlich werden.

Wie sinnvoll ist also solch eine Dokumentation in dem Wiki? Die Frage stellt sich nach der oben genannten Ausführung wohl nicht mehr. Und auch das Agile Manifest hat bereits vor 20 Jahren festgestellt: „We prefer…working software over comprehensive documentation“.

Auf den Punkt gebracht: Das Team sollte seine Kapazität dafür aufwenden, eine funktionierende Software fertigzustellen, anstelle seine Zeit in eine umfassende Dokumentation zu stecken, die im nächsten Moment bereits veraltet ist.

Die Frage ist also nicht, wo im Wiki findet sich das Wissen, welches für eine bestimmte Entwicklung notwendig ist, sondern: Wo ist der Mitarbeiter, der bei dieser Entwicklung sein Wissen einfließen lassen kann. Und diesen finden Sie über 8Buddy ganz einfach über seine Skills. So zeigt sich mal wieder, dass Wissen nicht an beliebiger Stelle gespeichert, sondern immer an einen Mitarbeiter gebunden ist.

Fazit

Wikis sind absolut nützlich und hilfreich, vorausgesetzt sie werden für das Verwalten und das Teilen von Basiswissen verwendet. IT-Wissen hingegen hat eine extrem kurze Lebensdauer und ist zudem an Mitarbeiter gebunden. Der Aufwand, dieses Wissen in ein Wiki zu bringen, wäre vergebens, denn dieses ist schnell veraltet und der Aufwand übersteigt bei Weitem den Nutzen. Also: why bother? The truth is in the code.

Aufmacherfoto lizensiert nach CC BY-SA 2.0